Organizacja konferencji nie jest taką prostą rzeczą, jak mogłoby się wydawać, z drugiej strony posiadanie dobrego planu znacznie ułatwi zadanie. Organizację konferencji zazwyczaj zaczynamy od wyboru miejsca, nie mniej jednak na początek warto ustalić cel, czyli po co się spotykamy w określonej grupie osób.
Plan, budżet, miejsce konferencji
Na początku należy ustalić cel spotkania i dokładnie przemyśleć, do kogo jest adresowane takie spotkanie. Inaczej będzie wyglądała konferencja poświęcona tematom naukowym, inaczej sportowym, politycznym czy biznesowym. Powinniśmy odrzucić swoje oczekiwania i wczuć się w sytuację uczestników konferencji, którą mamy za zadanie przygotować. Po drugie trzeba ustalić budżet, trzeba jasno i konkretnie określić, ile pieniędzy możemy wydać i na jaki cel. Najlepiej wyznaczyć pieniądze na miejsce spotkania, catering oraz marketing, aby później nie było żadnych wątpliwości, co do wydatków.
Mając przygotowany plan oraz budżet można przejść do ustalenia wstępnego terminu oraz wybrania miejsca spotkania. Ośrodki konferencyjne łódzkie zazwyczaj są bardzo dobrze wyposażone i przystosowane do przyjęcia większej liczby gości, mimo to warto osobiście upewnić się, czy niczego nam nie zabraknie w trakcie spotkania np. rzutnika z odpowiednim podłączeniem, klimatyzacji, wygodnych krzeseł itp. Wybierając miejsce należy wziąć pod uwagę także jego atrakcyjność, ale przede wszystkim łatwość dojazdu.
