Ponad 4 tysiące instytucji korzysta z EZD RP. Rozmowy w Rzeszowie

W urzędowych kancelariach coraz mniej miejsca zajmują papierowe teczki, a coraz więcej spraw przechodzi do elektronicznego obiegu. W Podkarpackim Urzędzie Wojewódzkim w Rzeszowie przedstawiono samorządom i administracji zespolonej możliwości systemu EZD RP. Uczestnicy spotkania poznali zasady wdrożenia, dostępne modele oraz wsparcie oferowane przez NASK. Skala dotychczasowego wykorzystania rozwiązania przekroczyła już 4 tysiące podmiotów publicznych.

• Samorządy poznały założenia elektronicznego obiegu dokumentów
• Historia sprawy dostępna bez papierowych teczek

Samorządy poznały założenia elektronicznego obiegu dokumentów

Spotkanie otworzył I wicewojewoda podkarpacki Wiesław Buż. W rozmowach uczestniczyli przedstawiciele samorządów, rządowej administracji zespolonej oraz jednostek podporządkowanych Podkarpackiemu Urzędowi Wojewódzkiemu.

Za prezentację odpowiadali Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowym Instytucie Badawczym, oraz Norbert Staszak, kierownik Działu Wsparcia EZD. Eksperci wyjaśniali, na czym polega przedsięwzięcie EZD RP, jakie są możliwości przyłączenia kolejnych instytucji i z jakiej pomocy mogą skorzystać podmioty rozpoczynające wdrożenie.

EZD RP rozwijają Ministerstwo Cyfryzacji i NASK. To bezpłatne rozwiązanie przeznaczone do elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji rządowej, samorządowej oraz innych instytucjach publicznych. System służy między innymi do:

• wykonywania czynności kancelaryjnych,
• rejestrowania przebiegu załatwiania spraw,
• tworzenia i gromadzenia dokumentacji elektronicznej.

Historia sprawy dostępna bez papierowych teczek

Najważniejsza zmiana związana z EZD RP polega na możliwości prowadzenia spraw w całości elektronicznie. Dokumenty nie muszą krążyć między stanowiskami w papierowych teczkach, a kolejne działania wykonane przy danej sprawie zostają zapisane w systemie.

Taki sposób pracy ułatwia odtworzenie historii postępowania i pozwala kierownictwu monitorować realizację zadań. Dla urzędów oznacza to także większą przejrzystość obiegu dokumentów. Mieszkańcy mogą zyskać pośrednio, ponieważ łatwiejsze śledzenie spraw w urzędzie ogranicza ryzyko zagubienia dokumentu lub niejasności dotyczących tego, na jakim etapie znajduje się postępowanie.

EZD RP jest już wykorzystywany albo wdrażany w ponad 4 tysiącach podmiotów. Podczas spotkania w Rzeszowie przedstawiono również modele wdrożenia, dzięki którym poszczególne jednostki mogą dobrać sposób uruchomienia systemu do swoich potrzeb organizacyjnych i technicznych.

na podstawie: UW Rzeszów.