Archiwum Państwowe w Rzeszowie - kontakt, kwerendy, cennik usług

Archiwum Państwowe w Rzeszowie to regionalna placówka naukowa przechowująca dokumentację z obszaru południowo-wschodniej Polski. Oprócz gromadzenia i zabezpieczania materiałów archiwalnych, instytucja udostępnia je do celów naukowych, urzędowych i osobistych — zarówno w formie bezpośredniej w czytelni, jak i na zamówienie. Z zasobu korzystają historycy, genealogowie poszukujący przodków, studenci, pracownicy urzędów oraz osoby potrzebujące dokumentów do spraw urzędowych lub sądowych.

Chcę znaleźć adres i numer telefonu → Kontakt i siedziby Chcę zlecić poszukiwania archiwalne → Kwerendy Szukam cennika odpisów i skanów → Odpisy, kopie i skany Potrzebuję kopii świadectwa pracy → Odpisy, kopie i skany Chcę sprawdzić jak zapłacić za usługę → Płatności za usługi Planuję wizytę w pracowni naukowej → Pracownia naukowa Chcę zamówić materiały przez internet → Zamawianie online Chcę przekazać dokumentację do archiwum → Nadzór i przejmowanie Szukam odpowiedzi na najczęstsze pytania → FAQ

Kontakt i siedziby

Archiwum działa w dwóch lokalizacjach: centrala w Rzeszowie obsługuje większość zapytań i prowadzi czytelnię akt, natomiast oddział w Sanoku udostępnia zasoby związane z południową częścią regionu. Przed wizytą warto skontaktować się telefonicznie — szczególnie gdy planuje się korzystanie z konkretnych materiałów, które wymagają wcześniejszego zamówienia.

Kwerendy — zleć poszukiwania na odległość

Kwerenda to usługa polegająca na wyszukaniu informacji w zasobie archiwalnym na zamówienie zainteresowanej osoby. Archiwum przekazuje wyniki w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentów — bez konieczności osobistej wizyty. To szczególnie wygodna forma dla genealogów poszukujących metryk, akt stanu cywilnego czy dokumentów majątkowych, a także dla osób potrzebujących zaświadczeń do celów urzędowych lub sądowych.

Odpisy, kopie i skany — cennik usług

Archiwum przygotowuje różne rodzaje kopii dokumentów — od prostych kserokopii po wysokiej jakości skany cyfrowe. Szczególnie przydatna jest możliwość uzyskania kopii świadectwa pracy, często wymaganej w sprawach emerytalnych lub sądowych. Przed złożeniem zamówienia warto pamiętać, że archiwum może odmówić wykonania kopii, jeśli stan fizyczny materiału na to nie pozwala.

Płatności za usługi archiwalne

Wszystkie należności reguluje się wyłącznie przelewem bankowym — archiwum nie przyjmuje płatności gotówkowych. Kluczowa zasada: przed wykonaniem przelewu należy skontaktować się z archiwum, aby uzyskać numer znaku sprawy i dokładną kwotę do zapłaty. Bez tych danych płatność może nie zostać prawidłowo zaksięgowana, co opóźni realizację zamówienia.

Pracownia naukowa (Czytelnia Akt)

Czytelnia to miejsce bezpośredniego kontaktu z oryginalnymi dokumentami archiwalnymi. Korzystanie z zasobu na miejscu jest bezpłatne — nie obowiązują opłaty za przeglądanie akt, zamawianie kolejnych pozycji czy sporządzanie notatek. Przed planowaną wizytą konieczne jest telefoniczne lub mailowe potwierdzenie, czy zamówione materiały zostały przygotowane. Archiwalia nie wypożycza się na zewnątrz — dostęp wyłącznie w siedzibie placówki.

W trakcie pracy w czytelni można wykonywać nieodpłatne zdjęcia własnym aparatem fotograficznym, pod warunkiem że będą służyć wyłącznie osobistemu, niekomercyjnemu użytkowi. Ze względu na ochronę zabytkowych materiałów obowiązuje zakaz używania lampy błyskowej oraz jakiejkolwiek manipulacji dokumentami wykraczającej poza zwykłe korzystanie.

Osobny tryb obowiązuje dla mikrofilmów: istnieje możliwość wypożyczenia kopii akt w tej formie do innych archiwów w Polsce, a także sprowadzenia mikrofilmów z innych placówek w celu skorzystania z nich w czytelni rzeszowskiej.

Zamawianie materiałów online (e-rewers)

System e-rewers pozwala zamówić archiwalia przed przyjazdem do czytelni, co znacznie skraca czas oczekiwania na miejscu. Procedura wymaga:

• wyboru oddziału archiwum (Centrala w Rzeszowie lub Oddział w Sanoku), w którym przechowywane są zamawiane materiały;
• podania sygnatur z wybranego zespołu — kolejne pozycje rozdziela się przecinkami (np. “1,2,3,4”);
• weryfikacji poprawności wprowadzonych danych przed wysłaniem zamówienia.

Zamówienia z błędnymi lub niepełnymi danymi nie będą realizowane.

Nadzór archiwalny i przejmowanie materiałów

Podmioty publiczne mogą uzyskać w archiwum jednolite rzeczowe wykazy akt oraz instrukcje kancelaryjno-archiwalne — w tym celu należy skontaktować się z Oddziałem I pod numerem 17 230 48 08. Archiwum wydaje również zgody na brakowanie dokumentacji niepodlegającej archiwizacji.

Jednostki organizacyjne przekazujące materiały archiwalne do zasobu archiwum powinny:

• zawiadomić archiwum o rozpoczęciu przygotowań, podając wymagane informacje;
• umówić termin fizycznego przekazania z osobą odpowiedzialną za przejmowanie (najlepiej telefonicznie);
• zabezpieczyć dokumenty w teczkach bezkwasowych umieszczonych w pudłach z litej tektury bezkwasowej, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach o szczegółowym sposobie organizacji archiwów zakładowych.

FAQ

1. Jak napisać prośbę o wydanie dokumentów z archiwum? Wniosek można złożyć osobiście, listownie lub — w przypadku niektórych spraw — drogą elektroniczną. Dla kwerend wystarczy opis poszukiwanych informacji (np. dane osobowe, nazwa miejscowości, przybliżony okres). Dokładne wskazówki uzyskasz dzwoniąc na 17 230 48 08.

2. Jak uzyskać dokumenty z Archiwum Państwowego? Dostęp do dokumentów możliwy jest na trzy sposoby: bezpośrednio w czytelni (po wcześniejszym zamówieniu), przez kwerendę z odpłatnym wyszukaniem, lub w formie kopii/odpisu zamówionego na piśmie. Oryginały nie wypożyczają się na zewnątrz.

3. Jak uzyskać świadectwo pracy z archiwum? Należy złożyć wniosek o sporządzenie kopii świadectwa pracy — koszt to 30 zł. Warto podać jak najwięcej danych identyfikujących (pracodawca, okres zatrudnienia, imię i nazwisko), co przyspieszy wyszukanie.

4. Ile trzeba czekać na dokumenty z archiwum? Czas realizacji zależy od rodzaju usługi i obłożenia archiwum. Kwerendy wymagają wyszukania w zasobie — termin uzależniony od złożoności zapytania. Przed przyjazdem do czytelni obowiązkowo potwierdź telefonicznie lub mailowo, czy zamówione materiały są gotowe.

5. Czy za dokumenty z archiwum trzeba płacić? Sam dostęp do archiwaliów w czytelni jest bezpłatny. Opłaty pobierane są za usługi polegające na pracy archiwisty: kwerendy (20 zł za każde rozpoczęte 30 min), odpisy, kopie i skany. Szczegółowy cennik znajduje się w sekcji “Odpisy, kopie i skany”.

6. Ile kosztuje wydanie świadectwa pracy z archiwum? Sporządzenie kopii świadectwa pracy kosztuje 30 zł. Jest to usługa odrębna od standardowej kwerendy — wniosek należy złożyć wyraźnie wskazując ten rodzaj dokumentu.

7. Jak długo czeka się na dokumenty z archiwum? Brak jednolitego terminu — zależy od rodzaju usługi, złożoności zapytania i stanu zasobu. Przy kwerendach archiwum rozlicza czas pracy (20 zł/30 min), co daje orientacyjną informację o nakładzie pracy. Dokładny termin można uzgodnić kontaktując się pod 17 230 48 08.

Materiał źródłowy stanowiła strona archiwum.rzeszow.pl. Dane mogą się zmieniać; pamiętaj, warto sprawdzić je na oficjalnej stronie.